УВЕДОМЛЕНИЕ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ ДО НАШИТЕ КЛИЕНТИ И ДОСТАВЧИЦИ

Вашата лична неприкосновеност е важна за нас
„ВОКС ОН ИНТЕРНЕШЪНЪЛ“ ЕООД (ВОКС ОН, ние, нас), чрез нашия контактен център, предлагаме аутсорсинг бизнес решения: телемаркетинг кампании, директни продажби и др. Наши първостепенни цели са:
• осигуряване на адекватна защита на Личните данни, която нашите Клиенти и Доставчици ни предоставят; и
• зачитане личното пространство на физическите лица, които са или работят за наши Клиенти и Доставчици.
Съгласно Общия регламент 2016/679 за защита на личните данни (GDPR) (Регламента), в сила от 25 май 2015 г. и българският Закон за защита на личните данни, ние се явяваме администратор на Вашите Лични данни, които Обработваме в процеса на деловите ни взаимоотношения. Нашите идентификационни данни като администратор на Лични данни и начините за връзка с нас са посочени в раздел Как да се свържете с нас.
Ние сме съобразили настоящото уведомление за поверителност (Уведомление) с Регламента и се обръщаме с него към Вас, в качеството Ви на Субект на данни (Вие, Вас). Моля запознайте се с настоящото Уведомление, за да разберете, как ние Обработваме Вашите Лични данни.
Някои най-често използвани термини
Следните термини с начални главни букви са използвани в настоящия документ със следното значение:
Доставчик е доставчик или потенциален доставчик на стоки или услуги на ВОКС ОН, който е търговско дружество, едноличен търговец или физическо лице – свободна професия; Клиент е клиент или потенциален клиент на ВОКС ОН, който е търговско дружество или друга организация; за целите на това Уведомление „клиент“ е и посетител на нашата интернет страница и на наши страници в социалните мрежи (Фейсбук и др.);
Лични данни са всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано; настоящото Уведомление се отнася до Лични данни на Субекти на данни (вж. следващия параграф);
Обработване на (лични) данни означава всяка операция по събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, употреба, разкриване чрез предаване или разпространяване, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.
Субект на (лични) данни е физическо лице, чийто Лични данни се обработват от ВОКС ОН като администратор, което физическо лице (а) е наш Клиенти или Доставчик; или (б) е представляващ или част от персонала на организация, която е наш Клиент или Доставчик.
От текста по-долу на Уведомлението Вие ще научите:
Какви Лични данни обработваме Как събираме и използваме Вашите Лични данни С кого споделяме Вашите Лични данни Предаване на Лични данни извън България Колко време съхраняваме Вашите Лични данни Колко защитени са Личните Ви данни Какви права имате Какво е важно да знаете при упражняване на правата Ви Как да се свържете с нас
КАКВИ ЛИЧНИ ДАННИ ОБРАБОТВАМЕ
Ние събираме определена лична информация от Клиенти и Доставчици, съответно от Вас като техни представители, на различни етапи от деловите ни взаимоотношения. Ние събираме Лични данни директно от Вас, например когато ни ги предоставяте за целите на подписване на договор с Вас или с представляваното от Вас дружество или от Вашия работодател или колеги, например когато са Ви посочили като лице за контакт с оглед изпълнение на договор с Вашия работодател или от публични източници, например търговски регистър за справка относно Вашата представителна власт.
Ако ни предоставите Лични данни на други лица за целите на изпълнение на договора с нас (например служители, колеги), ние разчитаме Вие да им предадете копие на това уведомление.
Личната информация от тази категория може да включва (без да е изброяването изчерпателно):
• Вашите имена;
• Вашето ЕГН (което обичайно се съдържа в договори и други документи, които подписвате);
• телефонен номер, имейл адрес и други данни за контакт с Вас;
• длъжност/позиция в организацията, наш Клиент или Доставчик;
• банкова сметка на Доставчици физически лица (за да им превеждаме възнаграждения по договор);
• информация, че ни „харесвате“ или не и информация от Ваши постове, които Вие правите на наши страници в социалните мрежи;
• всяка друга информация, която Вие доброволно ни предоставяте.
Ние може да разполагаме и с данни свързани с имейл кореспонденция и друга информация, свързана с историята на деловите ни отношения.
КАК СЪБИРАМЕ И ИЗПОЛЗВАМЕ ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ
Ние обработваме Вашите лични данни най-често въз основа следните правни основания:
• във връзка с и за изпълнение на договор, който сключваме с Вас; или
• за изпълнение на наши задължения, които следват от нормативен акт, например във връзка със задължения, предвидени в Закона за счетоводството и Данъчноосигурителния процесуален кодекс или при предоставяне на информация на съдебните и други държавни органи; или
• наш легитимен интерес, освен когато пред него преимущество имат Ваши интереси или Ваши основни права и свободи. Примери за наш легитимен интерес са повишаване качеството на нашите услуги, водене на кореспонденция с клиенти и трети лица във връзка със техни запитвания или с цел да им предложим наши услуги;
В някои случаи ние може да обработваме Ваши данни въз основа на Вашето изрично информирано съгласие; предоставеното Ваше съгласие може да бъде оттеглено по всяко време, при което ние ще преустановим занапред да обработваме Вашите данни, предмет на оттегленото съгласие.
Ние използваме Вашите Лични данни основно за долуизброените цели:
• да Ви доставим услуги, които предлагаме и които Вие сте поискали;
• да Ви предоставяме информация във връзка с предлаганите от нас продукти, включително маркетингови съобщения, чрез каналите за комуникация, които сте избрали (телефон, SMS, имейл);
• да осъществяваме връзка с Вас, когато сте ни задали въпрос или отправили искане за оферта за наша услуга, или да Ви уведомяваме за важни промени в условията ни за работа или вътрешните ни политики, или за пробиви в сигурността на данните;
• да повишаваме качеството на услугите, които Ви предоставяме, включително за вътрешни цели, като одити, анализи и проучвания, които да ни помогнат да подобрим дейността си;
• да извършваме поръчки, да координираме, съдействаме и заплащаме за услугите, които ни извършвате и продуктите, които ни доставяте, включително за поддържане на контакт с Вас;
• да извършваме дейността си съобразно приложимите счетоводни, данъчни и други закони, професионалните норми и правила, включително като отговаряме на искания на компетентни държавни органи;
• във връзка с правни претенции, така както е посочено в раздел Колко време съхраняваме Вашите Лични данни, както и за цели, посочени на други места в това Уведомление.
Когато Обработваме Ваши Лични данни, които са необходими за да Ви предоставим поисканите от Вас наши услуги, както и за да изпълним нормативните си задължения, тази обработка е задължителна, за изпълнение на тези цели. В други случаи на събиране на Ваши Лични данни, ние ще Ви уведомим дали предоставянето на данните е необходимо и какви са последствията, ако откажете да ги предоставите. Също така, ние ще Ви уведомим, в случай, че бихме желали или се налага да използваме Вашите лични данни за цели и по начин, значително различаващи се от това, за което сме Ви информирали и при необходимост ще потърсим Вашето съгласие.
С КОГО СПОДЕЛЯМЕ ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ
При осъществяване на дейността ни може да се наложи да споделяме Ваши лични данни с:
• наши професионални консултанти;
• институции, които по силата на нормативен акт имат правомощия да изискват предоставянето на информация, сред която и лични данни, като например – съдилища, прокуратура, различни регулаторни органи като Комисия за защита на личните данни, органи с правомощия по защита на националната сигурност и обществен ред;
• наши Доставчици или бизнес партньори, с помощта на които Ви предоставяме услугите ни (включително фирми, които по възлагане поддържат нашата интернет страници, хардуеър и софтуеър).
Ние споделяме Ваши Лични данни с горепосочените фирми и организации само доколкото е необходимо съгласно нормативните изисквания или договорните правила, и и само на техни служители, които действително се налага да имат Вашата лична информация за изпълнение на техните задължения. Във всички случаи ние сключваме договори в писмена форма с фирмите, с които работим, като изискваме от тях да предприемат необходимите мерки, за да гарантират защитата на Вашата персонална информация. Ние ще трансферираме на тези наши контрагенти единствено информацията, която им е необходима, за да за ни предоставят договорените услуги, без да им разрешаваме да използват Вашата информация за техни собствени цели. Ние няма да предоставяме Ваши Лични данни на трети лица, за да Ви пращат непоискани маркетингови съобщения, освен ако Вие сте дали необходимото съгласие за това.
ПРЕДАВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ ИЗВЪН БЪЛГАРИЯ
Ние не предаваме и не съхраняваме Ваши Лични данни извън България.
КОЛКО ВРЕМЕ СЪХРАНЯВАМЕ ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ
Ние имаме вътрешна политика, която определя колко дълго съхраняваме Личните Ви данни. Тя е изградена основно на базата на вида информация, която събираме и целите, за които я събираме. Принципно, ние съхраняваме Вашите Лични данни толкова дълго, колкото е необходимо за целите на обработване, за които данните са били събрани и за всяка друга допустима и свързана цел или до изтичане на законово определен срок (напримерза съхранение и обработка на счетоводни данни и за данъчен контрол – 11 години). Наш легитимен интерес е да запазим определена Ваша персонална информация до изтичане на давностния срок за предявяване на претенции (5 години). Ние няма да изтрием или анонимизираме Ваши Лични данни, ако те са необходими за висящо съдебно или административно производство или производство по разглеждане на Ваша жалба пред нас.
КОЛКО ЗАЩИТЕНИ СА ЛИЧНИТЕ ВИ ДАННИ
Ние високо ценим Вашата лична неприкосновеност и се отнасяме много сериозно към мерките за сигурност на Личните данни, които сме събрали и съхраняваме.
Ние използваме множество физически, електронни и организационни мерки, подходящи с оглед на чувствителността на информацията, която поддържаме, за да защитим Вашите Лични данни, от непозволен достъп, използване или разкриване. Например ние използваме криптографска защита, защитни стени (firewalls), средства за контролиране на достъпа, разделяне на задълженията и други. Приели сме политики и процедури за защита на Личните данни. Ние изискваме от нашите Доставчици и партньори, които имат достъп до Ваши Лични данни, да използват подходящи мерки, с които да осигурят тяхната защита и поверителност. За съжаление предаването на информация по интернет или по телефон може да не е напълно сигурно, въпреки взетите от нас мерки. Поради това, моля да имате предвид, че предаването на Ваша лична информация чрез интернет или по телефон, се извършва на Ваш риск.
КАКВИ ПРАВА ИМАТЕ
Съгласно Регламента и останалото приложимо законодателство за Личните данни, Вие имате следните права:
• Право на достъп до Личните данни, свързани с Вас;
• Право да възразите срещу обработването на личните Ви данни, например когато ние се позоваваме на наш легитимен интерес;
• Правото да поискате коригиране на неточни Личните данни, свързани с Вас;
• Правото да поискате изтриване на Личните данни, свързани с Вас („правото да бъдеш забравен“);
• Право да поискате ограничаване на обработването на Ваши Лични данни;
• Правото да получите Личните данни, които сте ни предоставили и които ви засягат, и да ги използвате отново като ги прехвърлите на друг администратор („право на преносимост“);
• Право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, с адрес бул. „Цветан Лазаров“ № 2, гр. София, п. код 1592). Можете да потърсите защита на Вашите права и по съдебен ред.
Понякога определени Ваши права могат да възникнат и да бъдат упражнени само при определени основания за обработване на Личните Ви данни; други Ваши права търпят известни ограничения и изключения по силата на законодателството. Така например упражняване на правото на достъп до Личните Ви данни не следва да влияе неблагоприятно върху правата или свободите на други лица, включително върху опазването на търговската тайна или интелектуалната собственост. В случай че преценим, че има основание да се очаква подобно отрицателно въздействие, можем мотивирано да ограничим част от информацията, която ще Ви предоставим. Вие можете да поискате изтриване на Ваши лични данни в предвидените в Регламента случаи (например ако Вашите данни не са ни повече необходими за целите, за които сме ги събрали или ние ги обработваме в нарушение на приложимото законодателство), като ние можем да откажем да удовлетворим правото Ви, ако например данните са ни нужни във връзка с правна претенция или за да спазим наши други правни задължения.
Вие можете по всяко време имате право да възразите срещу обработването на Личните Ви данни при наличие на законово основание за това (например ние обработваме данните ви на основание легитимен интерес); ние ще прекратим обработването, освен ако можем да докажем, че съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред Вашите интереси, права и свободите, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.
КАКВО Е ВАЖНО ДА ЗНАЕТЕ ПРИ УПРАЖНЯВАНЕ НА ПРАВАТА ВИ
Как да заявим правата си? За да упражните правата си съгласно Регламента можете да ни пишете на електронна поща office@voxoninternational.com или да ни изпратите запитването си по пощата или да ни го донесете на адреса, посочен накрая на този документ в раздел Как да се свържете с нас.
Заявления във връзка с упражняване на Ваши права по принцип се подават лично или от изрично упълномощено от Вас лице. Заявление може да бъде отправено и по електронен път, по реда на Закона за електронния документ и електронния подпис. Когато са налице нормативни процедурни правила във връзка с упражняване на правата Ви (в Закона за защита на личните данни и други актове) те също следва да бъдат спазени.
В каква форма ще Ви отговорим? Във формата, в която се отправили запитването си до нас – писмено на хартиен носител или в електронна форма. Когато сте подали искане с електронни средства, по възможност информацията ще Ви бъде предоставена в широко използвана електронна форма, освен ако не сте поискали друго.
В какъв срок ще получите отговор? До един месец от получаване на Вашето искане ще Ви предоставим информация относно действията, които сме предприели по него. При необходимост този срок може да бъде удължен с още два месеца, като се взема предвид сложността и броя на исканията. Ако такова удължаване се наложи, ще Ви уведомим в срок до един месец от подаване на искането Ви, като ще Ви обясним и по какви причини се налага това удължаване.
Съмнения относно Вашата самоличност. Когато имаме основателни опасения във връзка със самоличността на физическото лице, което подава искането до нас, можем да поискаме предоставянето на допълнителна информация, необходима за потвърждаване на самоличността на Субекта на данните. Ако не получим такава информация и не сме в състояние да идентифицираме субекта на данните, можем да откажем да предприемем действия въз основа на отправено до нас искане за упражняване на някое от посочените в това Уведомление права.
КАК ЩЕ ВИ УВЕДОМИМ ЗА ПРОМЕНИ В СЪДЪРЖАНИЕТО НА НАСТОЯЩОТО УВЕДОМЛЕНИЕ
Ние ще Ви уведомим за промени по същество в настоящия документ чрез нашите уеб страници и при възможност, по друг подходящ начин, така че Вие винаги да сте информирани за промените относно това какви Ваши Лични данни ние събираме, как ги използваме и при какви обстоятелства ги споделяме с други лица.
КАК ДА СЕ СВЪРЖЕТЕ С НАС
Администратор на Личните данни е „ВОКС ОН ИНТЕРНЕШЪНЪЛ“ ЕООД, ЕИК 203555692, адрес гр. София, ул. Магнаурска школа № 11, ет. 5.
Моля отправяйте всички въпроси и искания във връзка с това Уведомление за поверителност към отговорника по защита на личните данни Милкана Рафаилова на електронна поща office@voxoninternational.com или на посочените координати по-горе.